Assistant-e Administratif-ve

Faire partie d'une institution historique de la scène musicale européenne vous intéresse voire vous intrigue ? Vous souhaitez vous engager au sein d’un établissement d’excellence, ouvert sur le monde, ancré dans son époque et qui fait rimer innovation avec tradition ?

L’Orchestre de la Suisse Romande recherche pour compléter son équipe son-sa futur-e Assistant-e administratif-ve à 50%

En nous rejoignant, vous assumerez, en collaboration et sous les directives de l’Assistant de direction, les responsabilités suivantes :

· Soutenir la Direction dans la préparation des dossiers de recherche de fonds

· Gérer l’agenda de la direction générale

· Gérer les déplacements de la direction générale et de la présidence

· Tenir le secrétariat de la direction générale, de la présidence et en cas de besoin des membres du Conseil de fondation

· Planifier les séances, assurer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux de réunion

· Gérer la boite email générale de l’OSR

· Soutenir le département des ressources humaines et le délégué aux projets spéciaux pour certaines tâches administratives

· Réceptionner les appels téléphoniques pour la direction et en cas de besoin pour l’administration de l’OSR

· Accueillir les visiteurs et réceptionner les livraisons en-dehors des horaires d’ouverture de la billetterie

· Assurer le classement régulier des contrats, courriers et conventions

· Mettre à jour les fichiers de contacts

· Assurer le suivi des demandes liées aux événements spéciaux des collaborateurs de l’OSR

· Gérer les besoins en fournitures et approvisionnements courants

· Coordonner les demandes liées à l’entretien et à la maintenance du bâtiment, en collaboration avec la régie de l’immeuble, et veiller au suivi des interventions

Titulaire d’un CFC Employé de commerce, vous justifiez d’au moins cinq ans d’expérience réussie dans des fonctions similaires idéalement dans le domaine culturel. Vous bénéficiez d’une bonne connaissance à la fois du monde musical et de l’environnement culturel local et régional.

Vous disposez d’excellentes compétences rédactionnelles et orales en français et en anglais. Vous êtes parfaitement à l’aise avec les outils bureautiques.

Structuré-e et organisé-e, vous savez allier rigueur avec de solides qualités relationnelles. Vous êtes à l’aise dans un environnement mouvant et savez vous adapter à l’évolution des priorités et des délais.

Conditions

· Lieu : Genève, Rive Gauche

· Organisation du temps partiel : du lundi au vendredi de 8h à 12h

· Entrée en fonction : A convenir

Nous offrons

· Un environnement de travail stimulant au cœur de Genève.

· La possibilité de contribuer au rayonnement d’un orchestre de renommée i